Checklist đánh giá nhà thầu kết cấu thép công nghiệp

Đánh giá nhà thầu kết cấu thép không nên dừng ở hồ sơ giới thiệu, ảnh dự án hoặc tổng giá chào. Một quyết định có cơ sở phải kiểm tra đồng thời phạm vi, trách nhiệm kỹ thuật, năng lực thực thi, tải công việc, QA/QC, logistics, lắp dựng, an toàn và cơ chế xử lý thay đổi.

Đánh giá theo 3 cổng, không theo một lần xem hồ sơ

1. Sơ tuyển năng lực. Kiểm tra tư cách, phạm vi tự thực hiện, kinh nghiệm liên quan, nguồn lực, tải công việc hiện tại và khả năng đáp ứng lịch dự án.
2. Đánh giá đề xuất. So sánh cách hiểu phạm vi, giải pháp kỹ thuật, kế hoạch sản xuất, QA/QC, giao nhận, lắp dựng, an toàn, tiến độ và giá trên cùng cơ sở.
3. Thẩm tra trước khi ký. Đóng các ngoại lệ, xác nhận người chịu trách nhiệm, kiểm tra bằng chứng tại nhà máy hoặc công trường và đưa nội dung làm rõ vào hồ sơ hợp đồng.

Một nhà thầu vượt qua sơ tuyển chưa có nghĩa đề xuất cho dự án cụ thể đã phù hợp. Ngược lại, một báo giá đầy đủ về thương mại cũng chưa chứng minh được khả năng thực hiện nếu thiếu kế hoạch và bằng chứng liên quan.

Ma trận đánh giá nhanh dành cho buyer

1. Phạm vi có được diễn giải thành trách nhiệm cụ thể?

Đề xuất cần chỉ ra phần thiết kế, triển khai bản vẽ gia công, cung ứng, sản xuất, vận chuyển, lắp dựng, kiểm tra và hồ sơ bàn giao thuộc trách nhiệm của bên nào. Các giao diện với móng, bao che, MEP, thiết bị công nghệ và công tác tạm cần được nêu rõ.

Đặc biệt thận trọng với từ “phê duyệt”

Việc một bản vẽ được chủ đầu tư, tư vấn hoặc tổng thầu xem xét không mặc nhiên chuyển trách nhiệm thiết kế từ bên này sang bên khác. Hồ sơ mời thầu và hợp đồng cần xác định rõ người lập, người kiểm tra, người có thẩm quyền phê duyệt và trách nhiệm còn lại sau phê duyệt.

2. Năng lực phải liên quan đến đúng loại công việc

Hồ sơ năng lực chỉ có giá trị khi giúp buyer trả lời ba câu hỏi: nhà thầu đã làm phần việc tương tự nào, bằng nguồn lực nào và kết quả được chứng minh ra sao. Một album ảnh đẹp không cho biết nhà thầu là đơn vị sản xuất, đơn vị lắp dựng, nhà cung cấp phụ hay chỉ tham gia một hạng mục nhỏ.

Khi xem dự án tham chiếu, hãy yêu cầu mô tả loại công trình, phạm vi thực hiện, thời điểm, điều kiện chính và đầu mối có thể xác minh khi được phép. Nếu tên khách hàng hoặc số liệu bị giới hạn bởi bảo mật, nhà thầu vẫn có thể cung cấp mô tả ẩn danh và bằng chứng phù hợp.

3. Kiểm tra tải công việc, không chỉ kiểm tra “công suất”

Một con số năng lực tổng quát không chứng minh dự án sẽ có đủ nguồn lực vào đúng thời điểm. Buyer cần xem tải công việc đang thực hiện, lịch vật tư, các công đoạn có nguy cơ nghẽn, kế hoạch ca làm việc, nguồn lực kỹ thuật và đội lắp dựng dự kiến.

Câu hỏi hữu ích

• Giai đoạn nào của dự án cần nhiều nguồn lực nhất?
• Công đoạn nào đang dùng chung với các dự án khác?
• Nếu vật tư hoặc bản vẽ đến chậm, kế hoạch được sắp xếp lại thế nào?
• Phần việc nào dự kiến thuê ngoài và cơ chế kiểm soát ra sao?
• Ai là quản lý dự án, đầu mối kỹ thuật, QA/QC và lắp dựng được đề xuất?

4. Cách quản lý hồ sơ, comment và thay đổi

Nhà thầu nên mô tả cách tiếp nhận tài liệu, lập danh mục bản vẽ, phát hành bản vẽ gia công, ghi nhận comment và khóa phiên bản trước sản xuất. Buyer cần biết một thay đổi được tiếp nhận ở đâu, ai đánh giá ảnh hưởng và khi nào thay đổi đủ điều kiện triển khai.

Một hệ thống đơn giản nhưng được tuân thủ nhất quán thường đáng tin cậy hơn một quy trình dài chỉ tồn tại trên giấy. Trong buổi đánh giá, hãy yêu cầu nhà thầu minh họa bằng một luồng hồ sơ mẫu đã được ẩn dữ liệu nhạy cảm.

5. Kế hoạch sản xuất có nối được với công trường?

Kế hoạch tốt không chỉ liệt kê ngày bắt đầu và kết thúc. Nó cần thể hiện cách chia batch, cấu kiện ưu tiên, mốc vật tư, mốc bản vẽ, điểm kiểm tra, thứ tự sơn, đóng gói và giao hàng.

Buyer nên kiểm tra xem mã cấu kiện và packing list có liên kết với khu vực lắp dựng hay không. Cấu kiện hoàn thành tại nhà máy nhưng được giao sai thứ tự vẫn có thể gây ùn tắc mặt bằng hoặc chờ thiết bị nâng.

6. QA/QC phải có điểm kiểm tra và bằng chứng đầu ra

Không nên đánh giá QA/QC bằng một tuyên bố “tuân thủ tiêu chuẩn”. Buyer cần đối chiếu yêu cầu của dự án với kế hoạch kiểm tra, trách nhiệm, biểu mẫu và hồ sơ bàn giao.

Các lớp kiểm soát thường cần được xem xét

• Tiếp nhận và truy xuất vật liệu theo yêu cầu của dự án.
• Quản lý bản vẽ có hiệu lực và nhận diện cấu kiện.
• Kiểm tra kích thước, tổ hợp, liên kết và hình học.
• Năng lực nhân sự, quy trình và phương pháp kiểm tra đối với công việc hàn khi dự án yêu cầu.
• Chuẩn bị bề mặt, lớp bảo vệ và sửa chữa sau vận chuyển/lắp dựng.
• Điểm dừng, điểm chứng kiến, thời gian thông báo và người chấp thuận.
• Danh mục hồ sơ hoàn công, giao nhận và bàn giao.

Không mặc định nhà thầu đang sở hữu một chứng chỉ, quy trình hay năng lực thử nghiệm cụ thể. Hãy yêu cầu đúng tài liệu còn hiệu lực và đúng phạm vi dự án.

7. Thăm nhà máy: quan sát luồng công việc thật

Mục tiêu của chuyến thăm không phải chỉ để chụp ảnh thiết bị. Buyer nên quan sát cách dữ liệu và vật liệu đi qua nhà máy, cách cấu kiện được nhận diện và cách vấn đề được phát hiện, ghi nhận, xử lý.

8. Logistics và lắp dựng phải dựa trên điều kiện thật

Đề xuất cần tính đến kích thước kiện hàng, tuyến vận chuyển, giờ xe, cổng vào, vị trí tập kết, vùng cẩu, đường công vụ và thứ tự giao cấu kiện. Khi công trường đang vận hành hoặc có nhiều đội thi công đồng thời, kế hoạch phối hợp cần cụ thể hơn.

Đối với lắp dựng, hỏi về ổn định tạm và nâng hạ

Buyer cần xem trình tự lắp, trạng thái ổn định ở từng bước, hệ chống hoặc giằng tạm khi cần, kế hoạch nâng hạ, kiểm soát vùng nguy hiểm, điều kiện dừng công việc và giao diện với đội khác. Các nội dung này phải được phát triển bởi người có chuyên môn dựa trên hồ sơ và điều kiện thực tế của dự án.

9. An toàn phải nằm trong kế hoạch thực hiện

Một bộ hồ sơ HSE chung không đủ để chứng minh công việc sẽ được kiểm soát. Nhà thầu cần chỉ ra rủi ro chính của vận chuyển, xếp dỡ, làm việc trên cao, nâng hạ, thời tiết, làm việc đồng thời và khu vực đang vận hành; sau đó liên kết biện pháp kiểm soát với người chịu trách nhiệm và thời điểm kiểm tra.

Buyer có thể yêu cầu một buổi trình bày ngắn theo trình tự công việc. Cách nhà thầu trả lời tình huống thay đổi mặt bằng hoặc thiết bị thường cho thấy mức độ hiểu công trường tốt hơn việc chỉ đọc tài liệu.

10. Chuẩn hóa thương mại trước khi so giá

Mỗi đề xuất cần được đưa về cùng cấu trúc: phạm vi, khối lượng/cơ sở khối lượng, vật liệu, hoàn thiện, vận chuyển, lắp dựng, QA/QC, hồ sơ, thuế, điều kiện thanh toán, hiệu lực, loại trừ và giả định. Những chênh lệch phải được định danh trước khi so tổng giá.

Buyer cũng nên xem cơ chế bảo hành, bảo hiểm theo yêu cầu dự án, xử lý chậm tiến độ, thay đổi khối lượng và giải quyết vấn đề. Mục tiêu không phải đưa mọi rủi ro cho một bên, mà là làm rõ rủi ro đang nằm ở đâu và ai có khả năng kiểm soát nó.

Mẫu bảng chấm điểm có thể điều chỉnh

Không có một bộ trọng số phù hợp cho mọi dự án. Buyer nên đặt điều kiện loại trực tiếp trước, sau đó tự phân bổ trọng số theo rủi ro của công trình.

Mỗi điểm số phải có tài liệu hoặc ghi chú giải thích. Không nên dùng điểm trung bình để che một tiêu chí bắt buộc không đạt.

12 câu hỏi nên dùng trong buổi phỏng vấn nhà thầu

1. Ba rủi ro lớn nhất của đầu bài này là gì?
2. Phạm vi nào trong hồ sơ đang chưa rõ và giả định hiện tại là gì?
3. Ai chịu trách nhiệm thiết kế, kiểm tra và phát hành bản vẽ?
4. Những đầu vào nào phải có trước khi bắt đầu mua hàng và sản xuất?
5. Cách nhà thầu chia batch và ưu tiên khu vực lắp dựng?
6. Công đoạn nào có nguy cơ trở thành điểm nghẽn?
7. Tải công việc hiện tại ảnh hưởng đến nguồn lực dành cho dự án ra sao?
8. Phần việc nào thuê ngoài và ai kiểm soát chất lượng?
9. Các điểm kiểm tra bắt buộc và hồ sơ bàn giao được quản lý thế nào?
10. Điều kiện vận chuyển, tập kết và nâng hạ nào cần khảo sát thêm?
11. Nếu bản vẽ hoặc mặt bằng thay đổi, quy trình đánh giá ảnh hưởng là gì?
12. Ba nội dung thương mại nào cần chốt để tránh phát sinh tranh luận?

Câu hỏi thường gặp